Digitale løsninger gør det lettere og sjovere at være frivillig
Åstrup IF med ti afdelinger går efter at blive 100 procent digital med blandt andet infoskærme, fælles økonomisystem, hjemmeside og onlinebooking. Det sikrer, at de frivillige kan koncentrere sig om det sjove i deres aktivitet.
Når en forening går målrettet efter at blive digital, skulle man umiddelbart tro, at det bygger på en flot strategi med konkrete mål. Det er ikke tilfældet i Åstrup IF. Her udvikler det sig som en knopskydning, hvor den ene løsning tager den næste med sig.
”Det begyndte med, at vi ville have et digitalt medlemskab til vores nye fitnessafdeling, for vi kunne ikke håndtere en masse nye medlemmer manuelt. Da vi fandt løsningen i Conventus, så vi pludselig en masse andre muligheder, og derfor besluttede vi at digitalisere så meget som muligt, men også at gøre det langsomt, så folk kan følge med,” fortæller Jørgen Josefsen.
Han er formand for hovedbestyrelsen i den Grenå-baserede forening, som tæller 1.150 medlemmer fordelt på ti afdelinger.
Conventus er et administrationssystem, som gør det muligt at digitalisere klassiske administrative opgaver i en forenings drift, så arbejdet glider hurtigere og nemmere. Aastrup IF har én kasserer, mens hver afdeling har en økonomiansvarlig, som laver budget, godkender bilag og følger med i afdelingens indtægter og udgifter.
”Vi valgte at sætte økonomisystemet i Conventus op for alle ti afdelinger, så de arbejder i samme skabelon for budget og regnskab. Det giver overblik og ensartethed og letter arbejdsgangene for vores kasserer,” siger Jørgen Josefsen.
Fælles tilmelding og lokalereservation
Åstrup IF har valgt en fælles hjemmesideløsning, hvorigennem indmeldelse, tilmelding og lokalebooking kan foregå.
Alle melder sig ind via hjemmesiden
Aastrup IF har altid kørt med ét regnskab, så det har ikke voldt problemer at få afdelingerne til at gå over til Conventus.
”Forskellen er, at vi nu har et up to date-system, som også kan håndtere medlemmerne. Alle melder sig ind via vores hjemmeside og betaler med det samme kontingent for en sæson. Kun fitness kører med en abonnementsordning, hvor man betaler for en måned ad gangen, og det kan Conventus også håndtere”, siger Jørgen Josefsen.
Systemet kan også sættes op til engangsopkrævning.
”Hvis vi har et event i dans eller fitness, kan vi indrette systemet, så man betaler, når man melder sig til, men uden at blive medlem af foreningen. Det har vi næsten klar, for der kan være folk i byen, som gerne vil deltage denne ene gang.”
Ingen behøver ringe til formanden for at booke et lokale
Foreningslederne kan også sende e-mail og sms-beskeder ud via Conventus – enten til alle medlemmer eller til medlemmerne i en bestemt afdeling.
Booking til fitness og af badmintonbaner og mødelokaler ligger også i Conventus, så ingen ringer længere til formanden for at høre, om de kan holde møde på mandag. De kan se det selv.
”Vi råder over et idrætsanlæg med hal, fitness og udendørs baner, men vi har ingen halinspektør. I stedet har vi nu onlinebooking og nøglebrikker, så fitnessmedlemmerne kan låse sig ind næsten døgnet rundt, mens vores ledere har adgang til blandt andet mødelokaler”, fortæller formanden.
I samme system har foreningen koblet informationsskærme op over aktiviteter i hallen, hvem der er instruktør, og hvor man skal klæde om.
”Lige nu arbejder vi på at få en skærm op, så vi også kan vise aktiviteterne på de udendørs baner,” siger Jørgen Josefsen.
Fælles løsning i skyen giver nem adgang til referater og kontrakter
Den østjyske forening har bygget sin hjemmeside op, så alle afdelinger skal bruge den. Til gengæld kan de hente designskabeloner til opslag, annoncer og breve ned fra siden, så de sender materiale ud med et ens udtryk.
”Vi arbejder lige nu på en Facebook-politik med hjælp fra DGI Østjylland. Her får hver afdeling sin egen side med link til vores fælles hjemmeside, så man let kan surfe videre dertil,” siger Jørgen Josefsen.
Nyt er det også, at afdelingerne kan gemme dagsordener, referater og andre dokumenter i en fælles iCloud-løsning, hvor hver afdeling har sin egen kasse, mens hovedbestyrelsen har adgang til at se det hele.
”Nogle har måske aldrig skrevet et referat, for når man kun har otte medlemmer i petanque, kan man hurtigt indgå en aftale, når man alligevel mødes. Men afdelingen er på vej, for når alle dokumenter er samlet ét sted, er det let at få fat i dem, og når der kommer nye ledere til, har de både adgang til historikken og kan se kontrakten på, hvem der vedligeholder multibanen”.
Medlemmerne skal motiveres til at bruge værktøjerne
Det er ikke som i en virksomhed, hvor man kan sige til de ansatte, at de skal gøre det. Desuden har vores ti afdelinger travlt med alt muligt andet.Jørgen Josefsen, formand i Åstrup IF
Det er ikke uden udfordringer at gå digital. En af dem er, at ikke alle frivillige er digitalt mindede.
”Det virker for de fleste, men der er stadig lidt manuelt arbejde, for vi kan ikke tvinge folk til at have en e-mailadresse, og nogle har en gammel Nokia telefon. Det er heller ikke alle ældre, som tjekker indbakken hver uge, så dem er vi nødt til at ringe til,” siger Jørgen Josefsen og beregner det til at være cirka fem frivillige.
I det hele taget skal foreningens frivillige motiveres til at bruge de digitale muligheder.
”Det er ikke som i en virksomhed, hvor man kan sige til de ansatte, at de skal gøre det. Desuden har vores ti afdelinger travlt med alt muligt andet, og det er måske ikke alle, som kan se fordelene. Men kan vi få 80 procent med fra begyndelsen, får vi måske resten med senere”, siger Jørgen Josefsen.
En ting ligger fast. De digitale løsninger er kommet for at blive.
”Vi kan ikke styre en forening på vores størrelse uden digitale værktøjer. Ellers er der for meget manuelt arbejde i det. Den digitale satsning skal lette arbejdsbyrden for lederne, så de kan koncentrere sig om den del af deres aktivitet, som de synes er sjovt at arbejde med.”
Nødvendigt at have it-kyndige i foreningen
En anden udfordring er, at de digitale værktøjer skal tilpasses foreningen.
”Conventus kan meget, men det skal sættes op, så det passer til lige netop vores behov. Det har en anden østjysk forening hjulpet os med, og vi har også selv et par stykker med forstand på it. Det kræver det. Jeg er en typisk bruger, som spørger, om vi ikke kan gøre sådan og sådan, men det er ikke nok. Man skal også kunne se ind i maven på systemerne,” siger Jørgen Josefsen.
Hen over vinteren har han sammen med skiftende medlemmer fra bestyrelsen deltaget i et forløb med tre kurser om digitalisering hos DGI Østjylland, hvor de både fik inspiration og fik bekræftet, at Åstrup IF faktisk er langt fremme.
”Vi kunne høre, at andre store foreninger har svært ved at blive enige om et fælles økonomisystem, fordi deres afdelinger bruger forskellige systemer, hvor vi har ensrettet fra starten. Vi blev også inspireret til yderligere tiltag. For eksempel tilbyder firmaer tilfredshedsundersøgelser, som vi kan sende ud til medlemmerne via vores system, hvorefter virksomheden analyserer svarene. Man kan også lægge årskalender og årshjul ind. Det ser vi på nu”, siger Jørgen Josefsen.
Det var godt at sparre med andre klubber, mener han. Derfor er Åstrup IF klar på at gå med i det netværk, som DGI Østjylland har talt om at oprette for foreninger, som arbejder med digitalisering.
”Vi har været i gang i to-tre år, og der kommer hele tiden nye ideer til. Vi stjæler gerne fra andre, hvis det er godt. Måske kan vi også få hjælp til, hvordan vi lægger små videoklip på hjemmesiden,” siger Jørgen Josefsen.
Læs artiklen her