Vedtægter for Åstrup Idrætsforening
Stiftelsesdato: 9. oktober 1965
§ 1 Navn, logo og spilledragt
Foreningens navn er Åstrup Idrætsforening.
Navnet kan forkortes til Åstrup IF.
Foreningens logo er som vist øverst på denne side.
Foreningens spilledragt, som skal anvendes i holdidrætsgrene, er røde trøjer og blå bukser.
§ 2 Formål
Foreningens formål er at arrangere sports-, fritids- og ungdomsaktiviteter for på denne måde at tilbyde foreningens medlemmer en mulighed for en sund beskæftigelse i fritiden.
Foreningen værdsætter breddeidræt såvel som konkurrencementalitet, hvorfor det er målet, at alle med interesse i foreningens aktiviteter skal føle sig velkomne som medlem.
Foreningen kan desuden arrangere møder, sammenkomster og fester i det omfang, interessen og muligheden anses at være til stede.
§ 3 Medlemmer og kontingent
Nye medlemmer kan optages af udvalgene for de enkelte afdelinger, jf. § 5.
Kontingent fastsættes af udvalgene for de enkelte afdelinger under hensyn til, at hver afdeling skal tilstræbe et årligt driftsresultat på mindst 0.
Medlemmer kan ekskluderes af hovedbestyrelsen efter indstilling fra en afdelings udvalg. Afdelingsudvalgene kan og skal dog selv ekskludere medlemmer, der trods anmodninger ikke har betalt skyldigt kontingent.
§ 4 Generalforsamlinger og hovedbestyrelse
Der afholdes ordinær generalforsamling hvert år i januar måned, og denne skal indvarsles med mindst 14 dages varsel ved opslag i foreningens klubhus, på foreningens hjemmeside og via foreningens elektroniske medlemssystem, hvis et sådant anvendes.
Dagsorden for generalforsamlingen skal mindst indeholde følgende punkter:
- Valg af dirigent
- Årsberetning ved formand for hovedbestyrelsen og repræsentanter for foreningens afdelinger
- Foreningens regnskab for det foregående år fremlægges til godkendelse
- Behandling af indkomne forslag
- Valg af formand (dog kun i lige årstal)
- Valg af øvrige medlemmer til hovedbestyrelsen
- Valg af 2 suppleanter til hovedbestyrelsen
- Valg af revisor
- Valg af revisorsuppleant
- Eventuelt
Stemmeret på generalforsamlingen har alle foreningens medlemmer, herunder passive medlemmer og æresmedlemmer, som er fyldt 15 år eller fylder 15 år i det år, hvori generalforsamlingen afholdes. Stemmeret har endvidere forældre til medlemmer uden stemmeret, dog efter denne bestemmelse altid kun med én stemme pr. husstand, samt medlemmer af afdelingsudvalg og udvalg, som er nedsat af hovedbestyrelsen.
Der kan ikke stemmes ved fuldmagt, og en stemmeberettiget har kun én stemme, selv om den pågældende opfylder flere betingelser for at have stemmeret.
Valgbare er kun medlemmer af foreningen.
Formanden vælges for 2 år ad gangen.
De øvrige medlemmer af hovedbestyrelsen vælges ligeledes for 2 år ad gangen, således at halvdelen af disse medlemmer afgår hvert år.
Antallet af hovedbestyrelsesmedlemmer skal være mindst 5 og højest 9. Det nøjagtige antal fastlægges hvert år af generalforsamlingen.
Suppleanter til hovedbestyrelsen vælges for ét år ad gangen som første- og anden-suppleant.
Revisorer vælges for 2 år ad gangen, således at der hvert år afgår den ene af de valgte.
Revisorsuppleant vælges for ét år ad gangen.
Hvis en suppleant indtræder som bestyrelsesmedlem eller revisor, bestrider den pågældende posten i den periode, som den udtrådte var valgt til.
Hovedbestyrelsen konstituerer sig selv bortset fra besættelse af formandsposten.
I det omfang vedtægterne ikke bestemmer andet, har hovedbestyrelsen ret til at træffe afgørelse og disponere i alle anliggender vedrørende foreningen.
Ekstraordinær generalforsamling afholdes, såfremt hovedbestyrelsens flertal eller mindst 100 medlemmer ved skriftlig henvendelse til formanden forlanger det. En ekstraordinær generalforsamling indkaldes af formanden senest 8 dage efter, at anmodning derom er modtaget, og den afholdes tidligst 8 dage og senest 14 dage efter indkaldelsen, som sker på samme måde som gældende for ordinære generalforsamlinger.
§ 5 Afdelinger og udvalg
Oprettelse og nedlæggelse af afdelinger med forskellige aktiviteter i foreningens regi besluttes af hovedbestyrelsen, hvori der skal være 5/7 flertal for at gennemføre en sådan beslutning.
En ordinær generalforsamling kan dog med 2/3 flertal af de fremmødte stemmeberettigede ændre hovedbestyrelsens beslutning, såfremt forslag derom er indleveret efter reglerne i § 9, og en ekstraordinær generalforsamling kan med samme flertal ændre beslutningen, hvis forslag derom er indleveret samtidig med anmodning om ekstraordinær generalforsamling.
Der nedsættes et udvalg for hver afdeling. Antal medlemmer af afdelingsudvalget fastsættes af medlemsmødet for den enkelte afdeling, dog således at der altid skal vælges mindst 3 medlemmer af den pågældende afdeling. Udvalgsmedlemmerne vælges for 2 år ad gangen, og halvdelen afgår hvert år. Såfremt medlemsantallet er ulige, afgår et ulige antal i ulige år. I tilfælde af en suppleants indtræden forholdes som nævnt i § 4. Såfremt et afdelingsudvalg ikke har mindst 3 medlemmer, har hovedbestyrelsen kompetence til at supplere udvalget for tiden indtil næste medlemsmøde.
Valg sker på medlemsmøder, som indkaldes på hovedbestyrelsens foranledning og efter aftale med de bestående udvalg én gang årligt med mindst 14 dages varsel til afholdelse i perioden 1. februar – 31. marts og i øvrigt efter reglerne for indkaldelse til generalforsamling. Hovedbestyrelsen har ret til at lade et af dens medlemmer deltage i medlemsmødet og i udvalgsmøderne.
Stemmeret på medlemsmøderne har medlemmer af den pågældende afdeling og forældre til medlemmer uden stemmeret efter tilsvarende regler som på generalforsamlinger, jf. § 4. Herudover har trænere og ledere i afdelingen samt medlemmer af udvalg, som er nedsat af afdelingsudvalget, stemmeret på den pågældende afdelings medlemsmøde.
Der kan ikke stemmes ved fuldmagt, og en stemmeberettiget har kun én stemme, selv om den pågældende opfylder flere betingelser for at have stemmeret.
Afdelingsudvalgene konstituerer sig selv, herunder med valg af formand. Valg af formand skal ske senest 3 uger efter medlemsmødet.
Udvalgene afholder møde mindst 3 gange årligt. Indkaldelse til udvalgsmøderne foretages som udgangspunkt af udvalgsformanden, men hvis hovedbestyrelsen finder anledning dertil, kan hovedbestyrelsen indkalde til udvalgsmøde.
Såfremt mindst 30 % af en afdelings medlemmer kræver det, indkalder hovedbestyrelsen til ekstraordinært medlemsmøde efter samme regler, som gælder for ekstraordinære generalforsamlinger.
I afdelinger, som har indgået aftale om holdfællesskab med andre foreninger, kan medlemsmøder afholdes i samarbejde med den anden forening.
Afdelingerne skal anvende foreningens navn og gerne logo i korrespondance, aftaler og hvor det i øvrigt er relevant. Afdelingerne må ikke anvende betegnelser og kendetegn, som kan give tvivl om, at afdelingen er en del af foreningen.
Afdelingsudvalgene arbejder under ansvar over for foreningens vedtægter og hovedbestyrelsen, men har inden for disse rammer kompetence til at træffe beslutninger om afdelingens aktiviteter og til at fastlægge retningslinjer derom.
Der skal udarbejdes referater fra alle udvalgsmøder. Kopi af referatet skal sendes til Hovedformanden.
§ 6 Regnskab og revision
Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
Hovedbestyrelsen har ansvaret for, at der foretages bogføring og udarbejdes årsregnskab.
I foreningens driftsregnskab skal udover løbende udgifter fratrækkes afskrivning på aktiver beregnet efter aktivernes forventede brugstid.
For hver afdeling aflægges særskilt regnskab, som indarbejdes i foreningens samlede regnskab. En afdeling har ret til at anvende dens overskud til samme afdelings aktiviteter i det følgende år, mens en afdelings underskud skal søges inddækket af overskud af samme afdelings aktiviteter i følgende år. I overskud/underskud indregnes afdelingens andel i fællesudgifter som f.eks. administration og lokaleomkostninger.
Årsregnskabet revideres af 2 på generalforsamling valgte revisorer.
§ 7 Deltagelse i holdfællesskaber og overbygninger
Deltagelse i holdfællesskaber kan efter indstilling fra det pågældende afdelingsudvalg besluttes af hovedbestyrelsen for op til et år ad gangen. I den forbindelse kan hovedbestyrelsen også tillade anvendelse af andet logo og/eller anden spilledragt end anført i § 1.
Indtræden i overbygninger for flere foreningers tilsvarende afdelinger, herunder kontant indskud, tegning af aktier/anparter og påtagelse af kautionsforpligtelser o.lign. vedrørende den pågældende juridiske enhed, kan kun ske efter beslutning på en generalforsamling.
§ 8 Tegningsret og kompetencer i øvrigt
Låneoptagelse, kautionsafgivelse og garantistillelse i andre tilfælde end nævnt i § 7 kan kun foretages efter beslutning i hovedbestyrelsen og ved, at samtlige medlemmer af hovedbestyrelsen underskriver det pågældende dokument.
Hovedbestyrelsen eller den/dem, som bestyrelsen bemyndiger dertil, har alene kompetencen til at indgå aftaler med kommuner og andre offentlige myndigheder og til at indgå aftale om leje af lokaler og materiel.
Afdelingsudvalgene har – bortset fra i ovennævnte tilfælde – kompetencen til at foretage tilmeldinger og indgå aftaler med forbund og sponsorer, ligesom udvalgene kan bestille varer og indgå kontrakter med trænere som led i afdelingens daglige aktiviteter.
§ 9 Vedtægtsændringer og andre forslag
Forslag til vedtægtsændringer og andre forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal fremsendes skriftligt til foreningens formand senest 10 dage før generalforsamlingen. Forslagene bekendtgøres for medlemmerne senest 5 dage før generalforsamlingen på samme måde som indkaldelsen til generalforsamling.
Forslag til ændring af vedtægterne og forslag til ændring af hovedbestyrelsens beslutning om antal afdelinger anses kun for vedtaget, hvis mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede stemmer for forslaget.
Andre forslag anses for vedtaget, hvis de opnår simpelt flertal på generalforsamlingen.
§ 10 Opløsning
Opløsning af foreningen kan kun besluttes på to på hinanden følgende generalforsamlinger afholdt med mindst 30 og højst 60 dages mellemrum og med en majoritet på mindst ¾ af de afgivne stemmer på begge generalforsamlinger.
Såfremt opløsning vedtages, træffer den afsluttende generalforsamling med simpelt flertal beslutning om anvendelse af foreningens formue.
Således vedtaget på foreningens ordinære generalforsamling den 27. januar 2022
I bestyrelsen på tidspunktet for vedtagelsen: