Forretningsorden for Åstrup Idrætsforening

Stiftelsesdato: 9. oktober 1965

 

§ 1 Bestyrelsesmøder.

Der afholdes bestyrelsesmøder ca. 1 gang om måneden. Ud over de faste møder kan der indkaldes til ekstra møder af formanden eller et flertal af hovedbestyrelsen. Møderne afholdes som hovedregel i Åstrup Fritidscenter.

 

§ 2 Konstituering

Ved første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med kasserer, sekretær, næstformand og forretningsudvalg.

 

 § 3 Dagsorden

Dagsorden til møderne laves og udsendes af formanden senest 5 dage før møderne. Emner til dagsordenen skal være formanden i hænde senest 10 dage før møderne. Nye punkter kan kun optages på dagsordenen ved starten af mødet, såfremt alle de fremmødte er enige herom.

Dagsordenen til møderne skal mindst indeholde følgende:

  • Godkendelse af referat fra sidste møde.
  • Nyt fra formanden
  • Økonomi
  • Evt.
  • Beslutning om dato for næste møde.

 

§ 4 Møderne

De fremmødte bestyrelsesmedlemmer er beslutningsdygtige såfremt halvdelen af medlemmerne

e r mødt op. Ved stemmelighed tæller formandens stemme dobbelt. Formanden styrer møderne og afgør hvornår et emne er færdigdebatteret. I formandens fravær leder næstformanden møderne.

Enhver beslutning bør tilføjes hvem der har ansvaret for udførelsen, og inden for hvilken tidsramme det skal være udført. Hvis ikke det fremgår af referatet hvem der har ansvaret, er det formandens ansvar.

 

§ 5 Referater

Hovedbestyrelsens beslutninger nedskrives i et referat af sekretæren. Kopi af referatet fremsendes til bestyrelsen senest 7 dage efter mødet. Referatet er kun tilgængeligt for hovedbestyrelsens medlemmer. Hvis der er emner der er relevante for afdelingerne eller for offentliggørelse på hjemmesiden er det formandens opgave at klare dette.  Referaterne udskrives og indsættes i en mappe, som løbende arkiveres i foreningens arkiv. Referaterne arkiveres desuden elektronisk i foreningens dropboks, som alle i bestyrelsen har adgang til.

 

 § 6 Formandens rolle

Formanden tegner foreningen i forhold til kommunen og andre offentlige myndigheder samt til Åstrup Fritidscenter og andre samarbejdspartnere. Skriftlige ansøgninger til myndigheder, fonde m.m. skal altid underskrives af formanden.

 

§ 7 Økonomi

Kasserer er ansvarlig for foreningens regnskab, og sørger for sammen med regnskabsføreren at bogføringen altid er ført up to date. Kasserer og regnskabsfører fører desuden tilsyn med afdelingernes økonomi, og har pligt til at underrette bestyrelsen, såfremt der er større afvigelser i forhold til budget og desuden tage kontakt til den pågældende afdeling med henblik på at rette op på dette.

Kasserer sørger for, at alle afdelinger har en økonomi ansvarlig. Der afholdes møder mellem kasserer, regnskabsfører og afdelingernes økonomiansvarlige mindst 2 gange årligt. Kasserer er ansvarlig for at alle afdelinger samt hovedbestyrelsen udarbejder budget for godkendelse senest den 10. december hvert år.

 

§ 8 Tegningsret

Er fastsat i vedtægterne. Såfremt der opstår situationer, som ikke er omtalt i vedtægterne, tegnes foreningen af formanden i forening med 3 bestyrelsesmedlemmer.

 

§ 9 Oprettelse af nye afdelinger

Oprettelse af nye afdelinger kan ske såfremt alle medlemmer i hovedbestyrelsen er enig i oprettelsen. En afdeling kan i en opstartsperiode på max. 1 år administreres af hovedafdelingen, inden afdelingen oprettes med eget udvalg, økonomi m.m.

 

§ 10 Bestyrelsens involvering

I aktiviteter af ikke sportslig karakter som loppemarked, Åstrup på Tværs m.m. og aktiviteter med stor økonomisk risiko eller stor reklamemæssig betydning for foreningen skal hovedbestyrelsen altid være repræsenteret i udvalget.

 

§ 11 Forhold til pressen

Formanden er foreningens kontaktperson til pressen, men kan uddelegere til andre i bestyrelsen.

 

§ 12 Hjemmeside

Formanden er sammen med ” redaktøren ” af foreningens hjemmeside ansvarlig for indholdet i denne. ( presseloven )

 

§ 13 Kontakt til afdelingerne.

Kontakten til de sportslige afdelinger foregår på følgende måde:

  • Alle afdelingsformænd indkaldes mindst 1 gange årligt til informationsmøde med hovedbestyrelsen.
  • Hovedbestyrelsen deltager i alle afdelingers årlige medlemsmøde og er dirigent på disse møder.
  • Repræsentanter for hovedbestyrelsen indkalder hver enkelt afdeling til et årligt møde, hvor fokus især er på fremtiden, visioner m.m.

 

Åstrup den 7. august 2021.