Forretningsorden for Åstrup Idrætsforening

Stiftelsesdato: 9. oktober 1965

 

§ 1 Bestyrelsesmøder

Der afholdes bestyrelsesmøder ca. 1 gang om måneden. Ud over de faste møder kan der indkaldes til ekstra møder af formanden eller et flertal af hovedbestyrelsen. Møderne afholdes som hovedregel i Åstrup Fritidscenter.

 

§ 2 Konstituering

Ved første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med kasserer, sekretær, næstformand og forretningsudvalg.

 

§ 3 Dagsorden

Dagsorden til møderne laves og udsendes af formanden senest 5 dage før møderne. Emner til dagsordenen skal være formanden i hænde senest 10 dage før møderne. Nye punkter kan kun optages på dagsordenen ved starten af mødet, såfremt alle de fremmødte er enige herom.

Dagsordenen til møderne skal mindst indeholde følgende:

  • Godkendelse af referat fra sidste møde. (kun såfremt et bestyrelsesmedlem har bedt om ændringer/tilføjelser)
  • Nyt fra formanden
  • Økonomi- budgetgennemgang hvert kvartal.
  • Beslutning om dato for næste møde.

 

§ 4 Møderne

De fremmødte bestyrelsesmedlemmer er beslutningsdygtige såfremt halvdelen af medlemmerne er mødt op. Ved stemmelighed tæller formandens stemme dobbelt. Formanden styrer møderne og afgør, hvornår et emne er færdigdebatteret. I formandens fravær leder næstformanden møderne.

Enhver beslutning bør tilføjes, hvem der har ansvaret for udførelsen og inden for hvilken tidsramme det skal være udført. Hvis ikke det fremgår af referatet hvem der har ansvaret, er det formandens ansvar.

 

§ 5 Referater

Hovedbestyrelsens beslutninger nedskrives i et referat af sekretæren. Kopi af referatet fremsendes til bestyrelsen senest 7 dage efter mødet. Referatet er kun tilgængeligt for hovedbestyrelsens medlemmer. Hvis der er emner, der er relevante for afdelingerne eller for offentliggørelse på hjemmesiden, er det formandens opgave at klare dette. Referaterne udskrives og indsættes i en mappe, som løbende arkiveres i foreningens arkiv. Referaterne arkiveres desuden elektronisk i foreningens dropboks eller lignende, som alle i bestyrelsen har adgang til.

 

§ 6 Formandens rolle

Formanden tegner foreningen i forhold til kommunen og andre offentlige myndigheder samt til Åstrup Fritidscenter og andre samarbejdspartnere. Skriftlige ansøgninger til myndigheder, fonde m.m. skal altid underskrives af formanden.

 

§ 7 Økonomi

Hovedbestyrelsen er ansvarlig for foreningens regnskab og nedsætter et økonomiudvalg til varetagelse af foreningens økonomi. Kassereren og evt. regnskabsfører sørger for at bogføringen altid er ført up to date. Kassereren og evt. regnskabsfører fører desuden tilsyn med afdelingernes økonomi og har pligt til at underrette bestyrelsen, såfremt der er større afvigelser i forhold til budget og desuden tage kontakt til den pågældende afdeling med henblik på at rette op på dette.

Hovedbestyrelsen sørger for, at alle afdelinger har en økonomi ansvarlig. Der afholdes møder mellem foreningens økonomiudvalg, og afdelingernes økonomiansvarlige mindst 2 gange årligt. Økonomiudvalget er ansvarlig for at alle afdelinger samt hovedbestyrelsen udarbejder budget for godkendelse senest den 10. december hvert år.

 

§ 8 Tegningsret

Er fastsat i vedtægterne. Såfremt der opstår situationer, som ikke er omtalt i vedtægterne, tegnes foreningen af formanden i forening med 3 bestyrelsesmedlemmer.

 

§ 9 Oprettelse af nye afdelinger

Oprettelse af nye afdelinger kan ske såfremt alle medlemmer i hovedbestyrelsen er enig i oprettelsen. En afdeling kan i en opstartsperiode på max. 1 år administreres af hovedafdelingen, inden afdelingen oprettes med eget udvalg, økonomi m.m.

 

§ 10 Bestyrelsens involvering

I aktiviteter af ikke sportslig karakter som f.eks. Loppemarked og Åstrup På Tværs, kan bestyrelsen beslutte at nedsætte udvalg for aktiviteten. Såfremt disse aktiviteter har stor økonomisk eller PR-mæssig betydning for foreningen, skal bestyrelsen altid være repræsenteret i disse udvalg med mindst 1 medlem. Udvalget kan suppleres med personer uden for bestyrelsen, men disse skal altid godkendes af bestyrelsen.

 

§ 11 Forhold til pressen

Formanden er foreningens kontaktperson til pressen, men kan uddelegere til andre i bestyrelsen.

 

§ 12 Hjemmeside

Formanden er sammen med ”redaktøren” af foreningens hjemmeside ansvarlig for indholdet i denne. (presseloven).

 

§ 13 Kontakt til afdelingerne.

Kontakten til de sportslige afdelinger foregår på følgende måde:

  • Alle afdelingsformænd indkaldes mindst 2 gange årligt til informationsmøde med hovedbestyrelsen.
  • Hovedbestyrelsen deltager i alle afdelingers årlige medlemsmøder og tilbyder at være dirigent på disse møder.
  • Hovedbestyrelsen indkalder hver enkelt afdeling til 2 årlige møder, hvor fokus især er på fremtiden, visioner, budget m.m.

 

Åstrup den 9. februar 2022