FORRETNINGSORDEN FOR ÅSTRUP IDRÆTSFORENING:
Stiftelsesdato: 9. oktober 1965.
§1 – BESTYRELSESMØDER
Der afholdes bestyrelsesmøder ca. 1 gang om måneden. Udover de faste møder kan der indkaldes til ekstra møder af formanden eller et flertal af hovedbestyrelsen. Møderne afholdes som hovedregel i Åstrup Fritidscenter.
§2 – KONSTITUERING
Ved første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med kasserer, sekretær, næstformand og andre relevante udvalg.
§3 – DAGSORDEN
Dagsorden til møderne laves og udsendes af formanden senest 5 dage før møderne. Emner til dagsordenen skal være formanden i hænde senest 10 dage før møderne. Nye punkter kan kun optages på dagsordenen ved starten af mødet, såfremt alle de fremmødte er enige herom.
Dagsorden til møderne skal mindst indeholde følgende:
– Godkendelse af referat fra sidste møde
– Nyt fra formanden
– Økonomi- budgetgennemgang på første møde efter hvert kvartal
– Beslutning om dato for næste møde
§4 – MØDERNE
De fremmødte bestyrelsesmedlemmer er beslutningsdygtige såfremt halvdelen af medlemmerne er mødt op. Ved stemmelighed tæller formandens stemme
dobbelt. Formanden styrer møderne og afgør, hvornår et emne er færdigdebatteret. I formandens fravær leder næstformanden møderne.
Enhver beslutning bør tilføjes, hvem der har ansvaret for udførelsen og indenfor hvilken tidsramme det skal være udført. Hvis ikke det fremgår af referatet hvem der har ansvaret, er det formandens ansvar.
§5 – REFERATER
Hovedbestyrelsens beslutninger nedskrives i et referat af sekretæren. Kopi af referatet fremsendes til bestyrelsen senest 7 dage efter mødet. Referatet er kun tilgængeligt for hovedbestyrelsens medlemmer. Hvis der er emner, der er relevante for afdelingerne eller for offentliggørelse på hjemmesiden, er det formandens opgave at klare dette. Referaterne udskrives og indsættes i en mappe, som løbende arkiveres i foreningens arkiv.
Referaterne arkiveres desuden elektronisk i foreningens dropboks eller lignende, som alle i bestyrelsen har adgang til.
§6 – FORMANDENS ROLLE
Formanden tegner foreningen i forhold til kommunen og andre offentlige myndigheder samt til Åstrup Fritidscenter og andre samarbejdspartnere. Skriftlige ansøgninger til myndigheder, fonde m.m. skal altid underskrives af formanden.
§7 – ØKONOMI
Hovedbestyrelsen er ansvarlig for foreningens regnskab og forpligtet til at overholde gældende regler og love for foreninger. Bestyrelsen nedsætter et økonomiudvalg til varetagelse af foreningens økonomi. Kassereren og evt. regnskabsfører sørger for at bogføringen altid er ført up to date. Kassereren og evt. regnskabsfører fører desuden tilsyn med afdelingernes økonomi og har pligt til at underrette bestyrelsen, såfremt der er større afvigelser i forhold til budget og
desuden tage kontakt til den pågældende afdeling med henblik på at rette op på dette.
Hovedbestyrelsen sørger for, at alle afdelinger har en økonomiansvarlig. Der afholdes møder mellem foreningens økonomiudvalg og afdelingernes økonomiansvarlige mindst 1 gang årligt. Økonomiudvalget er ansvarlig for, at alle afdelinger samt hovedbestyrelsen udarbejder budget for godkendelse senest den 15. december hvert år.
§8 – TEGNINGSRET
Er fastsat i vedtægterne. Såfremt der opstår situationer, som ikke er omtalt i vedtægterne, tegnes foreningen af formanden i forening med 3 bestyrelsesmedlemmer.
§9 – OPRETTELSE OG NEDLÆGGELSE AF AFDELINGER
Der henvises til vedtægternes §5.
§10 – Organisation af arbejdet
Foreningen størrelse har medført det nødvendigt at arbejdet fordeles ud på f.sk. administrative enheder.
Enhederne: Administrativt udvalg
Driftsudvalg
Udviklingsudvalg
IT/digitaliseringsudvalg
Markedsføring/PR udvalg.
Disse enheder referer til hovedbestyrelsen der har det overordnede ansvar. Hovedbestyrelsen udpeger/vælger mindst 1-2 personer til alle 5 enheder. Derudover udpeger/vælges der 1-2 personer til kiosk og loppestyregruppen.
Ovenstående udvalg kan suppleres med personer uden for hovedbestyrelsen men skal altid godkendes af hovedbestyrelsen
Se i øvrigt vedhæftede plan for ovennævnte enheders arbejdsområder
§11 – FORHOLD TIL PRESSEN
Formanden er foreningens kontaktperson til pressen, men kan uddelegere til andre i bestyrelsen.
§12 – HJEMMESIDE
Formanden er sammen med ”redaktøren” af foreningens hjemmeside ansvarlig for indholdet i denne (presseloven).
11.12.2024/bha